Privacy policy 

  1. Introduction

1.1  We  are  committed  to  safeguarding  the  privacy  of  our  website  visitors  and  service  users;  in  this  policy  we  explain  how  we  will  handle  your  personal  data. 

1.2  We  will  ask  you  to  consent  to  our  use  of  cookies  in  accordance  with  the  terms  of  this  policy  when  you  first  visit  our  website,  OR  by  using  our  website  and  agreeing  to  this  policy,  you  consent  to  our  use  of  cookies  in  accordance  with  the  terms  of  this  policy. 

1.3  Our  website  incorporates  privacy  controls  which  affect  how  we  will  process  your  personal  data.  By using  the  privacy  controls,  you  can  specify  whether  you  would  like  to  receive  direct  marketing  communications  and  limit  the  publication  of  your  information.  You can  access  the  privacy  controls  via  schoolhousestretton.com/delete-my-data/. 

  1. Not Used
  2. How we  use  your  personal  data 

3.1  In  this  Section  3  we  have  set  out: 

(a)  the  general  categories  of  personal  data  that  we  may  process;

(b)  [in  the  case  of  personal  data  that  we  did  not  obtain  directly  from  you,  the  source  and  specific  categories  of  that  data]; 

(c)  the  purposes  for  which  we  may  process  personal  data;  and 

(d)  the  legal  bases  of  the  processing. 

3.2  We  may  process  data  about  your  use  of  our  website  and  services (“usage  data”).  The  usage  data  may  include  your  IP  address,  geographical  location,  browser  type  and  version,  operating  system,  referral  source,  length  of  visit,  page  views  and  website  navigation  paths,  as  well  as  information  about  the  timing,  frequency  and  pattern  of  your  service  use.  The  source  of  the  usage  data  is  our  analytics  tracking.  This  usage  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  analysing  the  use  of  the  website  and  services.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent OR our  legitimate  interests,  namely  monitoring  and  improving  our  website  and  services. 

3.3  We  may  process  your  account  data (“account  data”).  The account  data  may  include  your  name  and  email  address.  The  source  of  the  account  data  is  you  or  your  employer.  The  account  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  operating  our  website,  providing  our  services,  ensuring  the  security  of  our  website  and  services,  maintaining  back-ups  of  our  databases  and  communicating  with  you.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent  OR our  legitimate  interests,  namely  the  proper  administration  of  our  website  and  business OR  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  your  request,  to  enter  into  such  a  contract. 

3.4  We  may  process  your  information  included  in  your  personal  profile  on  our  website  (“profile  data”).  The  profile  data  may  include  your  name,  address,  telephone  number,  email  address,  profile  pictures,  gender,  date  of  birth,  relationship  status,  interests  and  hobbies,  educational  details  and  employment  details.  The  profile  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  enabling  and  monitoring  your  use  of  our  website  and  services.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent  OR  our  legitimate  interests,  namely  the  proper  administration  of  our  website  and  business  OR  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  you  request,  to  enter  into  such  a  contract. 

3.5  We  may  process  your  personal  data  that  are  provided  in  the  course  of  the  use  of  our  services  (“service  data”).  The  service  data  may  include  name, address, telephone number and email address.  The  source  of  the  service  data  is you  or  your  employer.  The  service  data  may  be  processed  for  the  purposes  of operating  our  website,  providing  our  services,  ensuring  the  security  of  our  website  and  services,  maintaining  back-ups  of  our  databases  and  communicating  with  you.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent  OR  our  legitimate  interests,  namely  the  proper  administration  of  our  website  and  business  OR  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  your  request,  to  enter  into  such  a  contract. 

3.6  We  may  process  information  that  you  post  for  publication  on  our  website  or  through  our  services  (“publication  data”).  The  publication  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  enabling  such  publication  and  administering  our  website  and  services.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent  OR  [our  legitimate  interests,  namely  the  proper  administration  of  our  website  and  business  OR  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  your  request,  to  enter  into  such  a  contract. 

3.7  We  may  process  information  contained  in  any  enquiry  you  submit  to  us  regarding  goods  and/or  services  (“enquiry  data”).  The  enquiry  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  offering,  marketing  and  selling  relevant  goods  and/or  services  to  you.  The legal  basis  for  this  processing  is  consent. 

3.8  We  may  process  information  relating  to  transactions,  including  purchases  of  goods  and  services,  that  you  enter  into  with  us  and/or  through  our  website (“transaction  data”).  The  transaction  data  may  include  your  contact  details,  your  card  details  and  the  transaction  details.  The  transaction  data  may  be  processed  for  the  purpose  of  supplying  the  purchased  goods  and  services  and  keeping  proper  records  of  those  transactions.  The  legal  basis  for  this  processing  is  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  your  request,  to  enter  into  such  a  contract  and  our  legitimate  interests,  namely  our  interest  in  the  proper  administration  of  our  website  and  business. 

3.9  We  may  process  information  that  you  provide  to  us  for  the  purpose  of  subscribing  to  our  email  notifications  and/or  newsletters  (“notification  data”).  The  notification  data  may  be  processed  for  the  purposes  of  sending  you  the  relevant  notifications  and/or  newsletters.  The  legal  basis  for  this  processing  is  consent  OR  the  performance  of  a  contract  between  you  and  us  and/or  taking  steps,  at  your  request,  to  enter  into  such  a  contract. 

3.10  We  may  process  information  contained  in  or  relating  to  any  communication  that  you  send  to  us  (“correspondence  data”).  The  correspondence  data  may  include  the  communication  content  and  metadata  associated  with  the  communication.  Our  website  will  generate  the  metadata  associated  with  communications  made  using  the  website  contact  forms.  The  correspondence  data  may  be  processed for  the  purposes  of  communicating  with  you  and record-keeping.  The  legal  basis  for  this  processing  is  our  legitimate  interests,  namely  the  proper  administration  of  our  website  and  business  and  communications  with  users. 

3.11  We  may  process  any  of  your  personal  data  identified  in  this  policy where  necessary  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims,  whether  in  court  proceedings  or  in  an  administrative  or  out-of-court  procedure.  The  legal  basis  for  this  processing  is  our  legitimate  interests,  namely  the  protection  and  assertion  of  our  legal  rights,  your  legal  rights  and  the  legal  rights  of  others. 

3.12  We  may  process any  of  your  personal  data  identified  in  this  policy where  necessary  for  the  purposes  of  obtaining  or  maintaining  insurance  coverage,  managing  risks,  or  obtaining  professional  advice.  The  legal  basis  for  this  processing  is  our  legitimate  interests,  namely  the  proper  protection  of  our  business  against  risks. 

3.13  In  addition  to  the  specific  purposes  for  which  we  may  process  your  personal  data  set  out  in  this  Section  3,  we  may  also  process  any of  your  personal  data where  such  processing  is  necessary  for  compliance  with  a  legal  obligation  to  which  we  are  subject,  or in  order  to  protect  your  vital  interests  or  the  vital  interests  of  another  natural  person. 

3.14  Please  do  not  supply  any  other  person’s  personal  data  to  us,  unless  we  prompt  you  to  do  so.

  1. Providing your personal data to others 

4.1  We  may  disclose  your  personal  data to  any  member  of  our  group  of  companies this  means  our  subsidiaries,  our  ultimate  holding  company  and  all  its  subsidiaries insofar  as  reasonably  necessary  for  the  purposes,  and  on  the  legal  bases,  set  out  in  this  policy. 

4.2  We  may  disclose  your  personal  data to our  insurers  and/or  professional  advisers insofar  as  reasonably  necessary  for  the  purposes  of obtaining  or  maintaining  insurance  coverage,  managing  risks,  obtaining  professional  advice,  or  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims,  whether  in  court  proceedings  or  in  an  administrative  or  out-of-court  procedure. 

4.3  Financial  transactions  relating  to our  website  and  services are handled  by  our  payment  services  providers, (Stripe,  Credit  Card  Terminal, Banking).  We  will  share  transaction  data  with  our  payment  services  providers  only  to  the  extent  necessary  for  the  purposes  of  processing  your  payments,  refunding  such  payments  and  dealing  with  complaints  and  queries  relating  to  such  payments  and  refunds.  You  can  find  information  about  the  payment  services  providers’  privacy  policies  and  practices  at (stripe.com; worldpay.com). 

4.4  We  may  disclose your  enquiry  data to one  or  more  of  those  selected  third  party  suppliers  of  goods  and  services  identified  on  our  website for  the  purpose  of enabling  them  to  contact  you  so  that  they  can  offer,  market  and  sell  to  you  relevant  goods  and/or  services. Each  such  third  party  will  act  as  a  data  controller  in  relation  to  the  enquiry  data  that  we  supply  to  it;  and  upon  contacting  you,  each  such  third  party  will  supply  to  you  a  copy  of  its  own  privacy  policy,  which  will  govern  that  third  party’s  use  of  your  personal  data. 

4.5  In  addition  to  the  specific  disclosures  of  personal  data  set  out  in  this  Section  4,  we  may  disclose  your  personal  data  where  such  disclosure  is  necessary  for  compliance  with  a  legal  obligation  to  which  we  are  subject,  or  in  order  to  protect  your  vital  interests  or  the  vital  interests  of  another  natural  person.  We  may  also  disclose  your  personal  data  where  such  disclosure  is  necessary  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims,  whether  in  court  proceedings  or  in  an  administrative  or  out-of-court  procedure. 

  1. International transfers of your personal data

5.1  We  have  no  other  companies,  offices  or  facilities  in  other  countries. 

5.2  The  hosting  facilities  for  our  website  are  situated  in  England.   

5.3  You  acknowledge  that  personal  data  that  you  submit  for  publication  through  our  website  or  services may  be  available,  via  the  internet,  around  the  world.  We  cannot  prevent  the  use  (or  misuse)  of  such  personal  data  by  others. 

  1. Retaining and deleting personal data

6.1  This  Section  6  sets  out  our  data  retention  policies  and  procedure,  which  are  designed  to  help  ensure  that  we  comply  with  our  legal  obligations  in  relation  to  the  retention  and  deletion  of  personal  data. 

6.2  Personal  data  that  we  process  for  any  purpose  or  purposes  shall  not  be  kept  for  longer  than  is  necessary  for  that  purpose  or  those  purposes. 

6.3  We will  retain  your  personal  data  as  follows: 

(a)  personal  data  category  or  categories  will  be  retained  for  a  minimum  period  of  one year.

6.4  In  some  cases  it  is  not  possible  for  us  to  specify  in  advance  the  periods  for  which  your  personal  data  will  be  retained.  In  such  cases,  we  will  determine  the  period  of  retention  based  on  the  following  criteria: 

(a)  the  period  of  retention  of  one year will  be  determined  based  on requirement of information.

6.5  Notwithstanding  the  other  provisions  of  this  Section  6,  we  may  retain  your  personal  data  where  such  retention  is  necessary  for  compliance  with  a  legal  obligation  to  which  we  are  subject,  or  in  order  to  protect  your  vital  interests  or  the  vital  interests  of  another  natural  person.

  1. Amendments

7.1  We  may  update  this  policy  from  time  to  time  by  publishing  a  new  version  on  our  website. 

7.2  You  should  check  this  page  occasionally  to  ensure  you  are  happy  with  any  changes  to  this  policy. 

7.3  We  may  notify  you  of  changes  to  this  policy  by  email  or  through  the  private  messaging  system  on  our  website. 

  1. Your rights 

8.1  You  may  instruct  us  to  provide  you  with  any  personal  information  we  hold  about  you;  provision  of  such  information  will  be  subject  to:   

(a)  the  payment  of  a  fee  (currently  fixed  at  GBP  10);  and 

(b)  the  supply  of  appropriate  evidence  of  your  identity  (for  this  purpose,  we  will  usually  accept  a  photocopy  of  your  passport  certified  by  a  solicitor  or  bank  plus  an  original  copy  of  a  utility  bill  showing  your  current  address). 

8.2  We  may  withhold  personal  information  that  you  request  to  the  extent  permitted  by  law. 

8.3  You  may  instruct  us  at  any  time  not  to  process  your  personal  information  for  marketing  purposes. 

8.4  You  have  the  right  to  have  any  inaccurate  personal  data  about  you  rectified  and,  taking  into  account  the  purposes  of  the  processing,  to  have  any  incomplete  personal  data  about  you  completed. 

8.5  In  some  circumstances  you  have  the  right  to  the  erasure  of  your  personal  data  without  undue  delay.  Those  circumstances  include:  the  personal  data  are  no  longer  necessary  in  relation  to  the  purposes  for  which  they  were  collected  or  otherwise  processed;  you  withdraw  consent  to  consent-based processing;  you  object  to  the  processing  under  certain  rules  of  applicable  data  protection  law;  the  processing  is  for  direct  marketing  purposes;  and  the  personal  data  have  been  unlawfully  processed.  However, there are  exclusions  of  the  right  to  erasure.  The  general  exclusions  include  where  processing  is  necessary:  for  exercising  the  right  of  freedom  of  expression and  information;  for  compliance  with  a  legal  obligation;  or  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims.

8.6  In  some  circumstances  you  have  the  right  to  restrict  the  processing  of  your  personal  data.  Those  circumstances  are:  you  contest  the  accuracy  of  the  personal  data;  processing  is  unlawful  but  you  oppose  erasure;  we  no  longer  need  the  personal  data  for  the  purposes  of  our  processing,  but  you  require  personal  data  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims;  and  you  have  objected  to  processing,  pending  the  verification  of  that  objection.  Where  processing  has  been  restricted  on  this  basis,  we  may  continue  to  store  your  personal  data.  However,  we  will  only  otherwise  process  it:  with  your  consent;  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims;  for  the  protection  of  the  rights  of  another  natural  or  legal  person;  or  for  reasons  of  important  public  interest. 

8.7  You  have  the  right  to  object  to  our  processing  of  your  personal  data  on  grounds  relating  to  your  particular  situation,  but  only  to  the  extent  that  the  legal  basis  for  the  processing  is  that  the  processing  is  necessary  for:  the  performance  of  a  task  carried  out  in  the  public  interest  or  in  the  exercise  of  any  official  authority  vested  in  us;  or  the  purposes  of  the  legitimate  interests  pursued  by  us  or  by  a  third  party.  If  you  make  such  an  objection,  we  will  cease  to  process  the  personal  information  unless  we  can  demonstrate  compelling  legitimate  grounds  for  the  processing  which  override  your  interests,  rights  and  freedoms,  or  the  processing  is  for  the  establishment,  exercise  or  defence  of  legal  claims. 

8.8  You  have  the  right  to  object  to  our  processing  of  your  personal  data  for  direct  marketing  purposes  (including  profiling  for  direct  marketing  purposes).  If  you  make  such  an  objection,  we  will  cease  to  process  your  personal  data  for  this  purpose. 

8.9  You  have  the  right  to  object  to  our  processing  of  your  personal  data  for  scientific  or  historical  research  purposes  or  statistical  purposes  on  grounds  relating  to  your  particular  situation,  unless  the  processing  is  necessary  for  the  performance  of  a  task  carried  out  for  reasons  of  public  interest.

8.10  To  the  extent  that  the  legal  basis  for  our  processing  of  your  personal  data  is: 

(a)  consent;  or 

(b)  that  the  processing  is  necessary  for  the  performance  of  a  contract  to  which  you  are  party  or  in  order  to  take  steps  at  your  request  prior  to  entering  into  a  contract,    and  such  processing  is  carried  out  by  automated  means,  you  have  the  right  to  receive  your  personal  data  from  us  in  a  structured,  commonly  used  and  commonly  used  and  machine-readable  format.  However,  this  right  does  not  apply  where  it  would  adversely  affect  the  rights  and  freedoms  of  others.

8.11  If  you  consider  that  our  processing  of  your  personal  information  infringes  data  protection  laws,  you  have  a  legal  right  to  lodge  a  complaint  with  a  supervisory  authority  responsible  for  data  protection.  You  may  do  so  in  the  EU  member  state  of  your  habitual  residence,  your  place  of  work  or  the  place  of  the  alleged  infringement. 

8.12  To  the  extent  that  the  legal  basis  for  our  processing  of  your  personal  information  is  consent,  you  have  the  right  to  withdraw  that  consent  at  any  time.  Withdrawal  will  not  affect  the  lawfulness  of  processing  before  the  withdrawal. 

8.13  You  may  exercise  any  of  your  rights  in  relation  to  your  personal  data  by  written  notice  to  us  in  addition  to  the  other  methods  specified  in  this  Section  8. 

  1. About cookies 

9.1  A  cookie  is  a  file  containing  an  identifier a  string  of  letters  and  numbers that  is  sent  by  a  web  server  to  a  web  browser  and  is  stored  by  the  browser.  The  identifier  is  then  sent  back  to  the  server  each  time  the  browser  requests  a  page  from  the  server. 

9.2  Cookies  may  be  either  “persistent”  cookies  or  “session”  cookies:  a  persistent  cookie  will  be  stored  by  a  web  browser  and  will  remain  valid  until  its  set  expiry  date,  unless  deleted  by  the  user  before  the  expiry  date;  a  session  cookie,  on  the  other  hand,  will  expire  at  the  end  of  the  user  session,  when  the  web  browser  is  closed. 

9.3  Cookies  do  not  typically  contain  any  information  that  personally  identifies  a  user,  but  personal  information  that  we  store  about  you  may  be  linked  to  the  information  stored  in  and  obtained  from  cookies. 

  1. Cookies that  we  use 

10.1  We  use  cookies  for  the  following  purposes: 

(a)  authentication  –  we  use  cookies  to  identify  you  when  you  visit  our  website  and  as  you  navigate  our  website.

(b)  status  –  we  use  cookies  to  help  us  to  determine  if  you  are  logged  into  our  website.

(c)  personalisation  –  we  use  cookies  to  store  information  about  your  preferences  and  to  personalise  the  website  for  you

(d)  security  –  we  use  cookies  as  an  element  of  the  security  measures  used  to  protect  user  accounts,  including  preventing  fraudulent  use  of  login  credentials,  and  to  protect  our  website  and  services  generally.

(e)  advertising  –  we  use  cookies  to  help  us  to  display  advertisements  that  will  be  relevant  to  you.

(f)  analysis  –  we  use  cookies  to  help  us  to  analyse  the  use  and  performance  of  our  website  and  services;  and 

(g)  cookie  consent  –  we  use  cookies  to  store  your  preferences  in  relation  to  the  use  of  cookies  more  generally.

  1. Cookies used by  our  service  providers 

11.1  Our  service  providers  use  cookies  and  those  cookies  may  be  stored  on  your  computer  when  you  visit  our  website. 

11.2  We  use  Google  Analytics  to  analyse  the  use  of  our  website.  Google  Analytics  gathers  information  about  website  use  by  means  of  cookies.  The  information  gathered  relating  to  our  website  is  used  to  create  reports  about  the  use  of  our  website.  Google’s  privacy  policy  is  available  at:  https://www.google.com/policies/privacy/

11.3  We  publish  Google  AdSense  interest-based  advertisements  on  our  website.  These are  tailored  by  Google  to  reflect  your  interests.  To  determine  your  interests,  Google  will  track  your  behaviour  on  our  website  and  on  other  websites  across  the  web  using  cookies.  OR We  publish  Google  AdSense  advertisements  on  our  website.  To  determine  your  interests,  Google  will  track  your  behaviour  on  our  website  and  on  other  websites  across  the  web  using  cookies.  This  behaviour  tracking  allows  Google  to  tailor  the  advertisements  that  you  see  on  other  websites  to  reflect  your  interests  (but  we  do  not  publish  interest-based  advertisements  on  our  website).  You  can  view,  delete  or  add  interest  categories  associated  with  your  browser  by  visiting:  https://adssettings.google.com. You  can  also  opt  out  of  the  AdSense  partner  network  cookie  using  those  settings  or  using  the  Network  Advertising  Initiative’s  multi-cookie  opt-out  mechanism  at:  http://optout.networkadvertising.org. However,  these  opt-out  mechanisms  themselves  use  cookies,  and  if  you  clear  the  cookies  from  your  browser  your  opt-out  will  not  be  maintained.  To  ensure  that  an  opt-out  is  maintained  in  respect  of  a  particular  browser,  you  may  wish  to  consider  using  the  Google  browser  plug-ins  available  at: 

https://support.google.com/ads/answer/7395996.

11.4  We  use  Freetobook and its subcontractors  to  provide  a  booking  service.  This service uses cookies  for booking purposes.  You  can  view  the  privacy  policy  of  this  service  provider  at www.freetobook.com.

  1. Managing cookies 

12.1  Most  browsers  allow  you  to  refuse  to  accept  cookies  and  to  delete  cookies.  The  methods  for  doing  so  vary  from  browser  to  browser,  and  from  version  to  version.  You  can  however  obtain  up-to-date  information  about  blocking  and  deleting  cookies  via  these  links:  (a) https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en (Chrome); 

(b) https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences  (Firefox);  (c) http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/ (Opera);

 (d) https://support.microsoft.com/en-gb/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies  (Internet  Explorer);  

(e) https://support.apple.com/kb/PH21411 (Safari);  and 

(f) https://privacy.microsoft.com/en-us/windows-10-microsoft-edge-and-privacy  (Edge). 

12.2  Blocking  all  cookies  will  have  a  negative  impact  upon  the  usability  of  many  websites.  12.3  If  you  block  cookies,  you  will  not  be  able  to  use  all  the  features  on  our  website. 

  1. Our details 

13.1  This  website  is  owned  and  operated  by  [Garry  Simcock]. 

13.2  We  are  business  operating  from  The  School  House,  Stretton  Road,  Stretton,  WARRINGTON,  WA4  4NT. 

13.3  Our  principal  place  of  business  is  at  The  School  House,  Stretton  Road,  Stretton,  WARRINGTON,  WA4  4NT. 

13.4  You  can  contact  us: 

(a)  by  post,  to  the  postal  address  given  above; 

(b)  using  our  website  contact  form; 

(c)  by  telephone,  on  the  contact  number  published  on  our  website  from  time  to  time;  or

(d)  by  email,  using  the  email  address  published  on  our  website  from  time  to  time. 

  1. Data protection  officer 

14.1  Our  data  protection  officer’s  contact  details  are:  Garry  Simcock